یکی از ابتداییآ*ترین راهآ*های ارتباط بین افراد در اینترنت ایمیل کردن است. شما از ایمیل برای ارتباط با وبلاگنویسان دیگر و یا دوستانتان استفاده میآ*کنید ، پروژه درسی خود را برای استادتان ایمیل میآ*کنید و یا شاید شما با مشتریانتان از طریق ایمیل ارتباط دارید.

سرویسآ*های میکروبلاگ مانند توییتر، فیس بوک و یا فرندفید راهآ*های به اشتراک گذاری اطلاعات را تغییر دادهآ*اند ، اما وقتی صحبت از ارتباط بین افراد در اینترنت مطرح میآ*شود، ایمیل همچنان آسانآ*ترین و عمومیآ*ترین گزینه است.

مشخصا شما نیز هر از چندگاهی ایمیل میآ*زنید و یا روزانه با ایمیلآ*های زیادی سر و کار دارید که نیاز به پاسخ دارند، اگر شما هم میآ*خواهید در ارسال و یا پاسخ به ایمیلآ*هایتان حرفهآ*ای عمل کنید، پیشنهاد میآ*کنم همچنان با من تا انتهای این مطلب همراه باشید :

۱- از عنوان بامعنی استفاده کنید

همانطور که با دیدن عنوان یک مطلب وبلاگ ، شما تصمیم میآ*گیرید آن مطلب را اول بخوانید یا نخوانید، عنوان یک ایمیل نیز باید بگونهآ*ای باشد تا شخص دریافت کننده از بین انبوهی از ایمیلآ*ها ، موضوع ایمیل شما را دریافت کند.

مثلا اگر شما سوالی در مورد طراحی دارید و می خواهید در این مورد به من ایمیل بزنید ، استفاده از عنوان “سوالی در مورد طراحی” قطعا بهتر از “سلام امین جان” است.

۲- از حاشیهآ*ها بپرهیزید و سر اصل موضوع بروید

وقتی در حال نوشتن ایمیل هستید، روی نوشتهآ*ی خود تمرکز داشته باشید و از نوشتن اطلاعات و لینکآ*های غیر لازم خودداری نمایید ، شخص دریافت کننده ایمیل شاید دهآ*ها ایمیل در روز میآ*بایست بخواند و پاسخ دهد، پس با سر اصل مطلب رفتن، هر دو سریعآ*تر به مقصود برسید.

۳- چند نمونه ایمیل برای پاسخ داشته باشید

اگر روزانه و یا معمولا سوالات مشابه و تکراری از شما پرسیده میآ*شود، با صرف زمانی یک ایمیل پیش نویس تهیه کنید و در فولدر Draft خود نگهداری کنید و در زمان دیدن ایمیل مشابه، با فرستادن کپی ایمیل پیشآ*نویس شده برای مخاطب، سریعآ*تر پاسخ دهید.

۴- به ایمیلآ*های خود با طمانینه پاسخ دهید

از ایمیل پیشآ*نویس شده برای سوالات تکراری و معمولی استفاده کنید، اما زیادهآ*روی نکنید و همه چیز را اتوماتیک نکنید، بعضی از ایمیلآ*ها نیاز به توجه بیشتری دارند، پس با گذاشتن وقت بیشتر بر روی آنها سعی کنید اطلاعاتتان را بیشتر و بهتر در اختیارشان بگذارید.

۵- پینگلیش ننویسید

خواندن ایمیل هایی که بصورت پینگلیش (فارگلیسی) نوشته شدهآ*اند ، سخت و پرمکافات است، از این رو سعی کنید ایمیلآ*های خود را پینگلیش ننویسید، چرا که بعضی وقتآ*ها سر از فولدر زبالهآ*دان در میآ*آورد.

۶- اول ایمیلآ*هایتان را بخوانید بعد ارسال کنید

قبل از اینکه دکمه ارسال را بفشارید، ایمیل خود را یکبار مرور کنید، شاید کلمه ای را اشتباها غلط نوشته باشید و یا نیاز به اضافه و کم کردن مطالبی داشته باشید، مطمئنا مخاطب شما از اینکه ایمیل بیآ*غلطی برایش ارسال کنید خوشحال میآ*شود.

۷- در ایمیلآ*هایتان از اسمایلی استفاده نکنید

در ایمیلآ*های کاری و یا سفارشات بهتر است از مختصرنویسی و یا اسمایلی ( مانند ) استفاده نکنید، ممکن است مشتری و یا رئیس شما اینگونه فکر کند که شما در رابطه با کار آنها به اندازه کافی جدی نیستید.

۸- مواظب رنگ بندیآ*ها باشید

ایمیل خود را زیاد از حد با رنگآ*ها و فونتآ*های مختلف آرایش نکنید، اگر زیاد از رنگآ*ها استفاده کنید، امکان دارد ایمیل شما اسپم شناخته شود. از چارچوب معمول استفاده کنید، پسآ*زمینه سفید با فونت مشکی بهترین گزینه است.

۹- جملهآ*های کوتاه بنویسید

ایمیل میآ*بایست به سادگی خوانده و مطالب آن درک شود، فکر نکنید اگر نثر مسجع بنویسید، مخاطب از خواندن آن لذت می برد، سعی کنید جملات را کوتاه و ساده انتخاب کنید .

۱۰- ایمیل های گروهی را در قالب BCC بفرستید

برخی مواقع لازم می شود ایمیل گروهی برای دوستان، مشترکان و یا مشتریانتان ارسال کنید، دقت کنید نشانی ایمیل افراد را در قالب BCC درج کنید، تا شخص دریافت کننده ایمیل قادر به دیدن ایمیل مخاطبان شما نباشد. قطعا مخاطبان شما دوست ندارن ایمیلشان بدست اسپمرها بیفتد، پس بیشتر دقت کنید.
11- برای پاسخ دادن به ایمیلآ*هایتان از Reply استفاده کنید

۱- سعی کنید برای پاسخ دادن به ایمیل هایتان از گزینه Reply استفاده کنید، این کار باعث می شود پاسخی که به آن ایمیل می زنید، با ایمیل قبلی مجموعه ای را تشکیل دهند، و اگر ایمیل هایتان زیاد بود و موضوع را فراموش کردید، با رجوع به ایمیل های قبلی موضوع گفتگو دستتان بیاید.
2- برخی مواقع ایمیلآ*های گروهی برای ما ارسال میآ*شود، که نیاز به پاسخ دارد، مثلا مخاطب سوالی را در قالب ایمیل گروهی از چندین نفر دیگر به غیر از ما نیز پرسیده است، در زمان پاسخآ*دهی به این ایمیلآ*های گروهی میآ*بایست دقت کنیم که اگر Reply to all کنیم ایمیل ما برای دیگر افراد نیز فرستاده میآ*شود، اگر پاسخ شما به دیگر افراد مربوط نمی شود، از گزینه Reply استفاده کنید و پاسخ خود را فقط برای مخاطبتان ایمیل کنید.
درضمن توصیه میشه وقتی عصبانی هستید ایمیل نزنید.
منبع: سایت امین