مخاطرات در مديريت و اجراي پروژه

دكتر حجتآ*ا... مهرياري


اجراي هر كاري با بعضي مشكلات و مسائل و محدوديتآ*ها مواجه است كه ازابتداي امر و در زمان تهيه برنامه و تفكر اوليه در باره مراحل اجرا، قابل محاسبه و پيشآ*بيني نيست. اينگونه موارد و رويدادها را مخاطره (Risk) گويند. اجراي پروژهآ*ها نيز با اين قبيل وقايع احتمالي روبروست.
از ديدگاه مديريت پروژه اينگونه رويدادها حتيآ*الامكان بايد تحت كنترل درآيد تا خسارات آن براي پروژه يا سازمان به حداقل برسد.
بطور كلي هر سازمان يا پروژه با سه نوع مخاطره، مخاطره سياسي، مخاطره ناشي از وقوع قواي قهريه و مخاطرات قراردادي روبرو خواهد بود. مديران و بخصوص مديران پروژه براي كنترل مخاطرات سياسي و ناشي از قواي قهريه ابزارهاي كمي در اختيار دارند ولي در مورد مخاطرات نوع سوم بايد كنترل كاملي را اعمال كرده تا زمان و هزينهآ*هاي پروژه كاملاٌآ*تحت كنترل باشد.
براي آنكه مدير پروژه بتواند آثار رويدادهاي مخاطرهآ*آميز را به حداقل برساند و انحراف پروژه از اهداف آنرا محدود كند بايد آمادگي ذهني و سازماني لازم را ايجاد كند و از ابزارهاي موثر استفاده كند. مدير پروژه براي ايجاد آمادگي ذهني در خود بايد قبل از اجراي پروژه ودر حين اجرا فهرستي از رويدادهاي محتمل راتهيه كند تا در صورت وقوع بتواند ابعاد آنرا ارزيابي كند.
يكي از راههاي مقابله با مخاطرات، تجزيه تحليل مخاطره است كه براي تحقق اين امر ابتدا بايد اطلاعات و دادهآ*هاي لازم درباره آن گردآوري شده سپس نسبت به علل وقوع و آثار و عواقب آن بررسي و شيوهآ*هاي مقابله يا كاهش خسارات آن شناخته شود.
براي آنكه در زمان وقوع رويدادهاي مخاطرهآ*آميز، پروژه آسيب شديد نبيند و احتمالاٌ با ركود و توقف مواجه نشود، لازم است علاوه بر شناخت راههاي توزيع يا انتقال آثار آن به ساير طرفهاي درگير در اجراي پروژه، منبع مالي لازم بعنوان ذخيره اقتضايي پروژه پيشآ*بيني شود. اين ذخيره پس از وقوه مخاطره و براي جبران خسارات مالي آن مورد استفاده قرار ميآ*گيرد.
در اين مورد يك نكته قابل توجه وجود دارد و آن نكته اين است كه مدير پروژه موظف است كليه رويدادهاي قابل پيشآ*بيني را در برنامهآ*هاي خود منظور كند وهر اتفاق و يا رويدادي را بعنوان مخاطره در نظر نگيرد بخصوص در مورد تعهدات قراردادي طرفين، لازم است مدير پروژه دقت و كنكاش كافي بعمل آورد تا هيچ موضوع قابل پيشآ*بيني از ياد نرفته باشد.
با وجود اتخاذ همه گونه مراقبتآ*هاي واجب و پيشگيرانه و توجه به تعهدات قراردادي با كارفرما و پيمانكاران، پذيرش حدي از مخاطره بايد مدنظر مديران سازمانها قرار گيرد.
مديريت و هدايت سازمانها و پروژهآ*ها به جايگاه مناسبي ميان پذيرش حد لازم از مخاطره و اجتناب از قبول مخاطره اضافي كه موجب خسارت ميآ*شود، يكي از شاخصآ*هاي تفكيك سازمانها و پروژهآ*هاي موفق و ناموفق است.
اجراي هر پروژه براي كليه موسسات، سازمانها و افرادي كه در اجراي آن به نحوي نقش دارند، مخاطراتي دارد. بطور كلي مديران پروژه با مخاطرات بيشتري روبرو ميآ*شوند و مخاطرات پروژه براي آنها ملموسآ*تر از ديگران است. مخاطراتي كه مديران پروژه با آن روبرو خواهند شد تا حد زيادي قابل پيشآ*بيني بوده و در زمان وقوع قابل كنترل و هدايت هستند. ايجاد آمادگي، پيشآ*بيني شرايط، و اداره رويداد مخاطرهآ*آميز پروژه يكي از وظايف مدير پروژه است. توانايي و درك درست سازمانها و افراد مشاركتآ*كننده در اجراي پروژه مانند صاحب كار، سرمايهآ*گذار يا تامين مخاطرات در اجرا پروژه، نكته اصلي در موفقيت و غلبه بر مشكلات ناشي از بروز مخاطره و اداره صحيح پروژه است.
بطور كلي مخاطرات پروژه را ميآ*توان به سه گروه عمده طبقهآ*بندي كرد، مخاطرات سياسي يا مملكتي، مخاطرات غيرسياسي يا ناشي از حوادث قوه قهريه و در نهايت مخاطرات قراردادي و اجرايي. مخاطرات سياسي مخاطراتي هستندكه در حد بسيار كمي تحت كنترل مدير پروژه خواهند بود و يا اصولاٌ مدير پروژه نميآ*تواند آنها را تحت كنترل خود درآورد. مخاطرات قوه قهريه نيز بسيار كم قابل پيشآ*بيني است و بسختي تحت كنترل در خواهند آمد. ولي مخاطرات نوع سوم يعني مخاطرات قراردادي و اجرايي تا حد زيادي قابل پيشآ*بيني بوده و مدير پروژه ميآ*تواند در هنگام وقوع، آنرا هدايت و اداره كند به نحوي كه پروژه خسارت كمتري متحمل شود.
سعي و تلاش براي كاهش مخاطرات سياسي، قوه قهريه و قراردادي، در هزينهآ*ها و تامين بودجه اجراي پروژه نقش مهمي دارد. براي حداقل كردن مخاطرات، تدوين و تنظيم موافقتنامهآ*ها، قراردادها و اندازهآ*گيريهاي در حين اجرا و كنترلآ*هاي لازم در مراحل كار و در نهايت تنظيم جدول مخاطرات و تجزيه و تحليل آن، ابزارهاي كاهش و محدود كردن زيان مخاطرات است.

مخاطرات سياسي
مشكلات و مخاطرات سياسي در هر جامعه و كشوري وجود دارد و اينگونه مسائل بر اجرا و پيشرفت پروژهآ*ها اثر مستقيم يا غيرمستقيم دارند. پيشآ*نياز اغلب پروژهآ*هاي موفق، حمايت و تشويق دولت از بخش خصوصي براي سرمايهآ*گذاري در پروژه است. يكي از مخاطرات سياسي براي پروژه، عدم دسترسي يا تامين به موقع ارز موردنياز پروژه براي تهيه و تدارك مواد، تجهيزات و ماشينآ*آلات است. همچنين بروز تنشآ*هاي سياسي بين دولتآ*ها، سياستآ*هاآ*ي مالي انقباضي يا انبساطي دولت، تدوين مقررات براي محدوديت واردات و صادرات، افزايش ناگهاني قيمت بعضي مواد و مصالح پر مصرف، ميآ*تواند مانع پيشرفت يا بطور كلي توقف يك پروژه شود.دولتآ*ها مي توانند با دورانديشي مناسب، در نظر گرفتن مصالح كشور و كلان نگري لازم و با تصويب قوانين و مقررات اين نوع مخاطره را محدود كنند. مديران پروژه نيز بايد در همه حال آمادگي لازم براي ايجاد تغييرات مناسب را داشته باشند.

مخاطرات غيرسياسي يا ناشي از قواي قهريه
مخاطرات ناشي از وقايع طبيعي يا حوادث و رويدادهايي مانند سيل، زمينآ*لرزه، طوفان، آتشآ*سوزيهاآ*ي دامنهآ*دار، جنگ، بلوا و آشوب و نظاير آن اطلاق ميآ*شود كه مسبب آن عوامل اجرايي و مديريتي پروژه نيستند و اغلب در هنگام وقوع، مدير پروژه و عوامل اجرايي پروژه، نميآ*توانند بر آن كنترل مستقيم اعمال كنند. بر اثر وقوع چنين رويدادهايي نه تنها زيان مالي بوجود خواهد آمد بلكه اين وقايع اثر زماني نيز دارند و به عبارت ديگر مدت پروژه طولاني خواهد شد. اثرات مالي رويدادهاي قواي قهريه را ميآ*توان با اخذ بيمهآ*هاي لازم كاهش داد. مدير پروژه بايد مراقب باشد كه بيمه نامه به نحوي تنظيم شود كه پس از وقوع رويداد، بيمه نامه پوشش لازم براي جبران كليه زيانآ*هاي وارده را داشته باشد.
همچنين قرارداد مربوطه بايد به نحوي تنظيم شود كه در صورت توقف يا خاتمه كار، هزينهآ*هاي انجام شده جبران شود.

مخاطرات قراردادي و اجرايي
اغلب مخاطرات قراردادي و اجرايي كه پروژهآ*ها با آنها روبرو خواهند شد ميآ*تواند تحت كنترل مدير پروژه باشد. براي مثال، عدم تحقق تعهدات قراردادي، مهندسان طراح و مشاور، تدارك كنندگان مواد و كالا، سازندگان، پيمانكاران و ساير عوامل، مخاطرهآ*اي است كه دليل اوليه آن، عملكرد نادرست، عدم كنترل و حساسيت مدير پروژه و يا ساير پيمانكاران پروژه است. بعضي ازمخاطراتي كه صاحب كار يا كارفرما با آن روبرو ميآ*شوند را ميآ*توان در متن قرارداد و مسائل اجرايي پروژه چستجو كرد.
مصاديق عدم تعهدات قراردادي تاخير در اتمام كار يا افزايش هزينه و بودجه اجراي كار است. همچنين مسائل مربوط به ديدگاه نادرست مديريتي و بودجهآ*بندي و برآورد اشتباه و تحميل هزينهآ*هاي اضافي در حين اجراي پروژه، ميآ*تواند هزينهآ*هاي تبعي يا مستقيم پروژه را نيز افزايش دهد. موضوع مهم در روند اجراي پروژه و تامين مالي آن، اداره اوضاع و شرايط زمان وقوع رويداد و عواقب بعد از آن و يا در حقيقت مديريت مخاطره است. مخاطرات قراردادي پروژه بايد به نحوي به ساير طرفهاي مشاركتآ*كننده در اجراي پروژه، انتقال يابد و سهم پروژه كاهش يابد. مخاطره بايد بصورت صحيح و از طريق عقد قراردادها، تهيه بيمه نامهآ*هاي مختلف، اخذ تضمينآ*ها متفاوت، گشايش اعتبارات اسنادي و ساير اسناد و مدارك، بين همه طرفها تقسيم شود.
نوع ديگري از مخاطرات براي پروژه آماده نبودن جبههآ*هاي كار، متناسب با تجهيز كارگاه يا در حالتي ديگر تعليق كار توسط كارفرما يا صاحب كار است. بروز چنين حالتآ*هايي در نقدينگي پروژه اثر مستقيم ميآ*گذارد و بر مدير پروژه فشار مضاعف وارد ميآ*شود، بخصوص هنگامي كه بودجه پروژه از طريق موسسات اعتباري يا بانكها تامين شده باشد.
تعداد پيمانكاران وماشينآ*آلات اجرايي نيز در مواردي موجب معطلي و كندي كار خواهد شد، و پارهآ*اي از هزينهآ*ها مانند تعميرات و نگهداري افزايش ميآ*يابد. اين نوع مخاطره را ميآ*توان با گزينش پيمانكاران با تجربه و ورزيده و انتخاب ماشينآ*آلات مناسب تا حد زيادي محدود كرد.

فرايند تجزيه و تحليل مخاطره
تجزيه و تحليل مخاطره، فرآيندي منظم و ابزاري است كه براي تصميمآ*گيري مناسب مدير پروژه بكار ميآ*رود تا مدير بجاي انجام اقدامات عكسآ*العملي در مقابل رويدادها و حوادث احتمالي، از قبل براي مقابله مناسب با رويدادها آماده باشد. همچنين اين فرآيند موجب ميآ*شود كه مدير پروژه فرصتي براي پيشآ*بيني وقايع داشته باشد يا براي كاهش احتمال وقوع آنها اقدام كند و برنامهآ*هاي اقدامات اقتضايي راكامل كند.
فرآيند تجزيه و تحليل مخاطره شامل گردآوري اطلاعات مربوط به هزينهآ*هاي پروژه و مسائل و مشكلات اجراي كار و زمانبندي است كه پس از اين مرحله تحليلآ*كننده مخاطره يامدير پروژه با سرپرستان اجرايي و كاركنان با سمتآ*هاي كليدي پروژه گفتگو كرده و اطلاعات بدست آمده از مدارك را تكميل ميآ*كند. اين گفتگوها ميآ*تواند درباره هزينهآ*ها، رويدادهاي مهم، زمانبندي اجراي كار و طبقهآ*بندي اطلاعات باشد.
فرآيند تجزيه تحليل مخاطره نه تنها توجه به گذشته دارد بلكه با كاربرد اين شيوه و با گردآوري اطلاعات و كاوش در باره شيوهآ*هاي كلي واكنشآ*هاي مناسب در مواقع مورد لزوم، ميآ*توان در كاهش اثرات مخاطره تلاش كرد.
اين شيوهآ*هاي كلي يا استراتژيهاي، در مقابل توسعه تكنولوژيكي، برنامهآ*ريزي، بررسيها و سازماندهي مجدد و وقوع تغييرات كاربرد داشته و توسط مدير پروژه اتخاذ خواهد شد. يك نتيجه مهم تجزيه تحليل مخاطره، تعيين مبنا يا معيار براي درنظر گرفتن ذخيره اقتضايي پروژه است.
منظور از ذخيره اقتضايي يك نوع ذخيره مالي براي پرداخت مخارج و جبران هزينه و پوشش وقايع احتمالي در پروژه است. مقدار و حجم اين ذخيره مالي را نميآ*توان با دقت تعيين كرد زيرا احتمال وقوع رويدادهاي آينده بصورت مطمئن غيرقابل پيشآ*بيني است.
براي تجزيه و تحليل مخاطرات پروژه ميآ*توان از ماتريس زير بهره برد و با تكميل آن تجزيه و تحليل را انجام داد.
مدير پروژه بايد توجه داشته باشد كه ذخيره اقتضايي پروژه فقط براي موارد احتمالي خاص و رويداهاي غيرقابل پيشآ*بيني و بغرنج است. بنابراين هزينه هرگونه رويداد قابل پيشآ*بيني بايد با برآورد جزييات (تا حد امكان)، در بودجه و تخصيص اعتبار ملحوظ شود. بهرحال اگر رويدادي احتمال وقوع قابل ملاحظهآ*اي دارد، بايد در برآورد هزينهآ*ها منظور شود.
براي محاسبه و تامين ذخيره فوقآ*العاده يا اقتضايي، نوعاً موارد زير مورد بررسي قرار ميآ*گيرد:
- محدوده كار و شرح فعاليتآ*ها
- نحوه قيمتآ*گذاري تجهيزات و امكان تغيير آن
- مبناي تهيه فهرست موارد كلي و عمومي
- نيروي انساني
- چه بهرهآ*وري در نظر گرفته شده است؟
- آيا در برآورد جزييات، مقدار نيروي انساني به صورت هر ساعت به ازاء هر واحد كار منظور شده است؟
- براي كارايي نيروي انساني چه نرخي مورد محاسبه بوده است؟
- وضعيت دسترسي به نيروي انساني چگونه است؟
- وضعيت طراحي به چه صورت است؟
- آيا نيروي انساني متخصص قابل تامين است؟
- هزينهآ*هاي صاحب كار در حين اجرا
- مباني برآورد چيست؟
- تعديل
- نرخ متوسط تعديل احتمالي براي افزايش برآورد چيست؟

حداكثر مخاطره احتمالي
بعد از ارزيابي ميانگين هزينهآ*هاي احتمالي هر مورد، انجام محاسبات بيشتر براي تعيين حداكثر هزينه بروز احتمالي مخاطره براي هر مورد و براي كل پروژه ضرورت دارد. موارد ناشناخته يا مسائل بالقوهآ*اي كه براي وقوع احتمال وجود دارد بايد مورد بررسي قرار گيرد. مخاطرات خاصي كه ممكن است در طول اجراي پروژه روي دهد و بر هزينهآ*ها تاثير بگذارد به قرار زير هستند:
 شرايط پيشآ*بيني نشده در ساختگاه پروژه (زمين سنگي، وجود آب و رطوبت زياد در لايهآ*هاي زمين، وجود قنات و نظاير آن)
 كمبود نيروي كار عادي يا متخصص
 هزينه بالاي تامين و نگهداري نيروي كار
 هواي نامساعد (گرما وسرماي بيش از حد، بارندگي و رطوبت زياد)
 حوادث قوه قهريه
 بهرهآ*وري پايين نيروي كار
 سوانح زيانبار در حين اجراي كار
 كمبود مواد و مصالح درمنطقه اجراي كار
 تغييرات شديد قيمتآ*ها
 عملكرد ضعيف مهندسان، سازندگان و پيمانكاران
 درخواستآ*هاي كارفرما درباره سرعت در كار يا تحويل زودرس بخشي از كار
 تعليق يا توقف كار
 تاخير زياد در پرداخت صورتحسابها يا صورت وضعيتآ*ها
 جرائم تاخير
 جرائم عملكردي تجهيزات يا سيستم
 ضبط ضمانتنامهآ*ها يا سپردهآ*ها
 ادعاهاي سازندگان و يا پيمانكاران
حداكثر هزينه محتمل يك مخاطره با تعيين نوع و ارزيابي مخاطره ابتدا براي هر مورد بصورت جداگانه، سپس براي كل پروژه محاسبه ميآ*شود. روش معمول آن است كه موارد اصلي مخاطره تعيين و حداكثر تاثير هزينه ناشي از مخاطره محاسبه ميآ*شود. گام بعدي تلاش براي محاسبه احتمال وقوع مخاطره است.
هزينه خالص مخاطره از حاصلضرب حداكثر هزينه مخاطره و احتمال وقوع آن، بدست ميآ*آيد. جدول ذيل را ميآ*توان براي انجام محاسبات گفته شده بكار برد.

پذيرش و مديريت مخاطره
بروز ناگهاني مخاطره و ايجاد هزينه سنگين در بسياري موارد موجب سقوط مديران شده است به همين لحاظ مساله كاهش آثار مخاطره براي همه موسسات و افراد سهيم در اجراي پروژه، اهميت دارد. در حال حاضر و در دنياي تجارت، تمهيدات قراردادي و مالي و ضوابط كلي خاصي در نظر گرفته و بصورت مقررات درآمده تا اثرات و عواقب ناشي از بروز مخاطره را به حداقل كاهش دهند. روش تغيير جهت آثار مخاطره در بازار سرمايه و انتقال عواقب آن به ساير طرفها، تعيين اختيارات و تعهدات متفاوت در قراردادها و سفارشات كالا، استفاده از بيمهآ*هاي گوناگون و بيمهآ*هاي اتكايي از شيوهآ*هاي جبرانآ* خسارت مخاطره است. بهرحال مخاطرات پروژه را نميآ*توان بصورت كامل حذف كرد. بلكه سعي ميآ*شود امكاناتي فراهم شود كه احتمال وقوع مخاطره را به صفر نزديك كرد.
مديران پروژه بايد به نقش موثر خود واقف باشند و دريابند كه در محيط رقابتآ*آميز و پرتلاتم ارزش واقعي خدمات و تصميمات آنها تا چه حد و اندازهآ*اي است. تقريباٌ همه مديران پروژهآ*ها به اين نكته كه پذيرش حدي از مخاطره اجباري است گاهي دارند. اما اين مخاطرات را ميآ*توان هدايت كرد و بخش عمدهآ*اي از آن، قابل انتقال به ديگر طرفهاست.
سطح قابل قبول ازمخاطره، حدي از مخاطره است كه بدون به خطر افتادن حيات سازمان يا پروژه خسارات و صدمات مالي آن قابل جبران باشد. ولي از طرف ديگر بايد توجه داشت كه هر ميزان از مخاطره، احتمال دارد حيات سازمان يا پروژه را دچار خطر سازد. زيرا جبران خسارات مخاطراتي كه باعث توقف پروژهآ*اي از يك سازمان شود بسختي امكانآ*پذير است. لازم به ذكر است كه تخمين و گمانآ*زني در مورد ميزان مخاطره تهديدآ*كننده حيات سازمان و يا پروژه بصورت قطع و يقين غيرممكن است و هميشه آنرا بصورت يك احتمال ميآ*توان حدس زد.
با اعمال همه سياستآ*هاي پيشگيرانه و دقتآ*هاي لازم در تعهدات قراردادي، پذيرش سطحي از مخاطره در مديريت يك پروژه لازم و اهميت خاص خود را دارد. زيرا حتي اگر بخواهيم همه بار مخاطره به نحوي به ديگران انتقال دهيم باز هم همين موضوع انتقال مخاطره نيز هزينهآ*هايي دارد. بهرحال، هدايت سازمانها و پروژهآ*ها به جايگاه مناسبي ميان پذيرش و اجتناب از مخاطره اضافي، موجب و علت تفكيك سازمانهاي موفق از سازمانها و پروژهآ*هاي ناموفق خواهد بود.