مخاطرات در مدیریت و اجرای پروژه
دکتر حجتآا... مهریاری
اجرای هر کاری با بعضی مشکلات و مسائل و محدودیتآها مواجه است که ازابتدای امر و در زمان تهیه برنامه و تفکر اولیه در باره مراحل اجرا، قابل محاسبه و پیشآبینی نیست. اینگونه موارد و رویدادها را مخاطره (Risk) گویند. اجرای پروژهآها نیز با این قبیل وقایع احتمالی روبروست.
از دیدگاه مدیریت پروژه اینگونه رویدادها حتیآالامکان باید تحت کنترل درآید تا خسارات آن برای پروژه یا سازمان به حداقل برسد.
بطور کلی هر سازمان یا پروژه با سه نوع مخاطره، مخاطره سیاسی، مخاطره ناشی از وقوع قوای قهریه و مخاطرات قراردادی روبرو خواهد بود. مدیران و بخصوص مدیران پروژه برای کنترل مخاطرات سیاسی و ناشی از قوای قهریه ابزارهای کمی در اختیار دارند ولی در مورد مخاطرات نوع سوم باید کنترل کاملی را اعمال کرده تا زمان و هزینهآهای پروژه کاملاٌآتحت کنترل باشد.
برای آنکه مدیر پروژه بتواند آثار رویدادهای مخاطرهآآمیز را به حداقل برساند و انحراف پروژه از اهداف آنرا محدود کند باید آمادگی ذهنی و سازمانی لازم را ایجاد کند و از ابزارهای موثر استفاده کند. مدیر پروژه برای ایجاد آمادگی ذهنی در خود باید قبل از اجرای پروژه ودر حین اجرا فهرستی از رویدادهای محتمل راتهیه کند تا در صورت وقوع بتواند ابعاد آنرا ارزیابی کند.
یکی از راههای مقابله با مخاطرات، تجزیه تحلیل مخاطره است که برای تحقق این امر ابتدا باید اطلاعات و دادهآهای لازم درباره آن گردآوری شده سپس نسبت به علل وقوع و آثار و عواقب آن بررسی و شیوهآهای مقابله یا کاهش خسارات آن شناخته شود.
برای آنکه در زمان وقوع رویدادهای مخاطرهآآمیز، پروژه آسیب شدید نبیند و احتمالاٌ با رکود و توقف مواجه نشود، لازم است علاوه بر شناخت راههای توزیع یا انتقال آثار آن به سایر طرفهای درگیر در اجرای پروژه، منبع مالی لازم بعنوان ذخیره اقتضایی پروژه پیشآبینی شود. این ذخیره پس از وقوه مخاطره و برای جبران خسارات مالی آن مورد استفاده قرار میآگیرد.
در این مورد یک نکته قابل توجه وجود دارد و آن نکته این است که مدیر پروژه موظف است کلیه رویدادهای قابل پیشآبینی را در برنامهآهای خود منظور کند وهر اتفاق و یا رویدادی را بعنوان مخاطره در نظر نگیرد بخصوص در مورد تعهدات قراردادی طرفین، لازم است مدیر پروژه دقت و کنکاش کافی بعمل آورد تا هیچ موضوع قابل پیشآبینی از یاد نرفته باشد.
با وجود اتخاذ همه گونه مراقبتآهای واجب و پیشگیرانه و توجه به تعهدات قراردادی با کارفرما و پیمانکاران، پذیرش حدی از مخاطره باید مدنظر مدیران سازمانها قرار گیرد.
مدیریت و هدایت سازمانها و پروژهآها به جایگاه مناسبی میان پذیرش حد لازم از مخاطره و اجتناب از قبول مخاطره اضافی که موجب خسارت میآشود، یکی از شاخصآهای تفکیک سازمانها و پروژهآهای موفق و ناموفق است.
اجرای هر پروژه برای کلیه موسسات، سازمانها و افرادی که در اجرای آن به نحوی نقش دارند، مخاطراتی دارد. بطور کلی مدیران پروژه با مخاطرات بیشتری روبرو میآشوند و مخاطرات پروژه برای آنها ملموسآتر از دیگران است. مخاطراتی که مدیران پروژه با آن روبرو خواهند شد تا حد زیادی قابل پیشآبینی بوده و در زمان وقوع قابل کنترل و هدایت هستند. ایجاد آمادگی، پیشآبینی شرایط، و اداره رویداد مخاطرهآآمیز پروژه یکی از وظایف مدیر پروژه است. توانایی و درک درست سازمانها و افراد مشارکتآکننده در اجرای پروژه مانند صاحب کار، سرمایهآگذار یا تامین مخاطرات در اجرا پروژه، نکته اصلی در موفقیت و غلبه بر مشکلات ناشی از بروز مخاطره و اداره صحیح پروژه است.
بطور کلی مخاطرات پروژه را میآتوان به سه گروه عمده طبقهآبندی کرد، مخاطرات سیاسی یا مملکتی، مخاطرات غیرسیاسی یا ناشی از حوادث قوه قهریه و در نهایت مخاطرات قراردادی و اجرایی. مخاطرات سیاسی مخاطراتی هستندکه در حد بسیار کمی تحت کنترل مدیر پروژه خواهند بود و یا اصولاٌ مدیر پروژه نمیآتواند آنها را تحت کنترل خود درآورد. مخاطرات قوه قهریه نیز بسیار کم قابل پیشآبینی است و بسختی تحت کنترل در خواهند آمد. ولی مخاطرات نوع سوم یعنی مخاطرات قراردادی و اجرایی تا حد زیادی قابل پیشآبینی بوده و مدیر پروژه میآتواند در هنگام وقوع، آنرا هدایت و اداره کند به نحوی که پروژه خسارت کمتری متحمل شود.
سعی و تلاش برای کاهش مخاطرات سیاسی، قوه قهریه و قراردادی، در هزینهآها و تامین بودجه اجرای پروژه نقش مهمی دارد. برای حداقل کردن مخاطرات، تدوین و تنظیم موافقتنامهآها، قراردادها و اندازهآگیریهای در حین اجرا و کنترلآهای لازم در مراحل کار و در نهایت تنظیم جدول مخاطرات و تجزیه و تحلیل آن، ابزارهای کاهش و محدود کردن زیان مخاطرات است.
مخاطرات سیاسی
مشکلات و مخاطرات سیاسی در هر جامعه و کشوری وجود دارد و اینگونه مسائل بر اجرا و پیشرفت پروژهآها اثر مستقیم یا غیرمستقیم دارند. پیشآنیاز اغلب پروژهآهای موفق، حمایت و تشویق دولت از بخش خصوصی برای سرمایهآگذاری در پروژه است. یکی از مخاطرات سیاسی برای پروژه، عدم دسترسی یا تامین به موقع ارز موردنیاز پروژه برای تهیه و تدارک مواد، تجهیزات و ماشینآآلات است. همچنین بروز تنشآهای سیاسی بین دولتآها، سیاستآهاآی مالی انقباضی یا انبساطی دولت، تدوین مقررات برای محدودیت واردات و صادرات، افزایش ناگهانی قیمت بعضی مواد و مصالح پر مصرف، میآتواند مانع پیشرفت یا بطور کلی توقف یک پروژه شود.دولتآها می توانند با دوراندیشی مناسب، در نظر گرفتن مصالح کشور و کلان نگری لازم و با تصویب قوانین و مقررات این نوع مخاطره را محدود کنند. مدیران پروژه نیز باید در همه حال آمادگی لازم برای ایجاد تغییرات مناسب را داشته باشند.
مخاطرات غیرسیاسی یا ناشی از قوای قهریه
مخاطرات ناشی از وقایع طبیعی یا حوادث و رویدادهایی مانند سیل، زمینآلرزه، طوفان، آتشآسوزیهاآی دامنهآدار، جنگ، بلوا و آشوب و نظایر آن اطلاق میآشود که مسبب آن عوامل اجرایی و مدیریتی پروژه نیستند و اغلب در هنگام وقوع، مدیر پروژه و عوامل اجرایی پروژه، نمیآتوانند بر آن کنترل مستقیم اعمال کنند. بر اثر وقوع چنین رویدادهایی نه تنها زیان مالی بوجود خواهد آمد بلکه این وقایع اثر زمانی نیز دارند و به عبارت دیگر مدت پروژه طولانی خواهد شد. اثرات مالی رویدادهای قوای قهریه را میآتوان با اخذ بیمهآهای لازم کاهش داد. مدیر پروژه باید مراقب باشد که بیمه نامه به نحوی تنظیم شود که پس از وقوع رویداد، بیمه نامه پوشش لازم برای جبران کلیه زیانآهای وارده را داشته باشد.
همچنین قرارداد مربوطه باید به نحوی تنظیم شود که در صورت توقف یا خاتمه کار، هزینهآهای انجام شده جبران شود.
مخاطرات قراردادی و اجرایی
اغلب مخاطرات قراردادی و اجرایی که پروژهآها با آنها روبرو خواهند شد میآتواند تحت کنترل مدیر پروژه باشد. برای مثال، عدم تحقق تعهدات قراردادی، مهندسان طراح و مشاور، تدارک کنندگان مواد و کالا، سازندگان، پیمانکاران و سایر عوامل، مخاطرهآای است که دلیل اولیه آن، عملکرد نادرست، عدم کنترل و حساسیت مدیر پروژه و یا سایر پیمانکاران پروژه است. بعضی ازمخاطراتی که صاحب کار یا کارفرما با آن روبرو میآشوند را میآتوان در متن قرارداد و مسائل اجرایی پروژه چستجو کرد.
مصادیق عدم تعهدات قراردادی تاخیر در اتمام کار یا افزایش هزینه و بودجه اجرای کار است. همچنین مسائل مربوط به دیدگاه نادرست مدیریتی و بودجهآبندی و برآورد اشتباه و تحمیل هزینهآهای اضافی در حین اجرای پروژه، میآتواند هزینهآهای تبعی یا مستقیم پروژه را نیز افزایش دهد. موضوع مهم در روند اجرای پروژه و تامین مالی آن، اداره اوضاع و شرایط زمان وقوع رویداد و عواقب بعد از آن و یا در حقیقت مدیریت مخاطره است. مخاطرات قراردادی پروژه باید به نحوی به سایر طرفهای مشارکتآکننده در اجرای پروژه، انتقال یابد و سهم پروژه کاهش یابد. مخاطره باید بصورت صحیح و از طریق عقد قراردادها، تهیه بیمه نامهآهای مختلف، اخذ تضمینآها متفاوت، گشایش اعتبارات اسنادی و سایر اسناد و مدارک، بین همه طرفها تقسیم شود.
نوع دیگری از مخاطرات برای پروژه آماده نبودن جبههآهای کار، متناسب با تجهیز کارگاه یا در حالتی دیگر تعلیق کار توسط کارفرما یا صاحب کار است. بروز چنین حالتآهایی در نقدینگی پروژه اثر مستقیم میآگذارد و بر مدیر پروژه فشار مضاعف وارد میآشود، بخصوص هنگامی که بودجه پروژه از طریق موسسات اعتباری یا بانکها تامین شده باشد.
تعداد پیمانکاران وماشینآآلات اجرایی نیز در مواردی موجب معطلی و کندی کار خواهد شد، و پارهآای از هزینهآها مانند تعمیرات و نگهداری افزایش میآیابد. این نوع مخاطره را میآتوان با گزینش پیمانکاران با تجربه و ورزیده و انتخاب ماشینآآلات مناسب تا حد زیادی محدود کرد.
فرایند تجزیه و تحلیل مخاطره
تجزیه و تحلیل مخاطره، فرآیندی منظم و ابزاری است که برای تصمیمآگیری مناسب مدیر پروژه بکار میآرود تا مدیر بجای انجام اقدامات عکسآالعملی در مقابل رویدادها و حوادث احتمالی، از قبل برای مقابله مناسب با رویدادها آماده باشد. همچنین این فرآیند موجب میآشود که مدیر پروژه فرصتی برای پیشآبینی وقایع داشته باشد یا برای کاهش احتمال وقوع آنها اقدام کند و برنامهآهای اقدامات اقتضایی راکامل کند.
فرآیند تجزیه و تحلیل مخاطره شامل گردآوری اطلاعات مربوط به هزینهآهای پروژه و مسائل و مشکلات اجرای کار و زمانبندی است که پس از این مرحله تحلیلآکننده مخاطره یامدیر پروژه با سرپرستان اجرایی و کارکنان با سمتآهای کلیدی پروژه گفتگو کرده و اطلاعات بدست آمده از مدارک را تکمیل میآکند. این گفتگوها میآتواند درباره هزینهآها، رویدادهای مهم، زمانبندی اجرای کار و طبقهآبندی اطلاعات باشد.
فرآیند تجزیه تحلیل مخاطره نه تنها توجه به گذشته دارد بلکه با کاربرد این شیوه و با گردآوری اطلاعات و کاوش در باره شیوهآهای کلی واکنشآهای مناسب در مواقع مورد لزوم، میآتوان در کاهش اثرات مخاطره تلاش کرد.
این شیوهآهای کلی یا استراتژیهای، در مقابل توسعه تکنولوژیکی، برنامهآریزی، بررسیها و سازماندهی مجدد و وقوع تغییرات کاربرد داشته و توسط مدیر پروژه اتخاذ خواهد شد. یک نتیجه مهم تجزیه تحلیل مخاطره، تعیین مبنا یا معیار برای درنظر گرفتن ذخیره اقتضایی پروژه است.
منظور از ذخیره اقتضایی یک نوع ذخیره مالی برای پرداخت مخارج و جبران هزینه و پوشش وقایع احتمالی در پروژه است. مقدار و حجم این ذخیره مالی را نمیآتوان با دقت تعیین کرد زیرا احتمال وقوع رویدادهای آینده بصورت مطمئن غیرقابل پیشآبینی است.
برای تجزیه و تحلیل مخاطرات پروژه میآتوان از ماتریس زیر بهره برد و با تکمیل آن تجزیه و تحلیل را انجام داد.
مدیر پروژه باید توجه داشته باشد که ذخیره اقتضایی پروژه فقط برای موارد احتمالی خاص و رویداهای غیرقابل پیشآبینی و بغرنج است. بنابراین هزینه هرگونه رویداد قابل پیشآبینی باید با برآورد جزییات (تا حد امکان)، در بودجه و تخصیص اعتبار ملحوظ شود. بهرحال اگر رویدادی احتمال وقوع قابل ملاحظهآای دارد، باید در برآورد هزینهآها منظور شود.
برای محاسبه و تامین ذخیره فوقآالعاده یا اقتضایی، نوعاً موارد زیر مورد بررسی قرار میآگیرد:
- محدوده کار و شرح فعالیتآها
- نحوه قیمتآگذاری تجهیزات و امکان تغییر آن
- مبنای تهیه فهرست موارد کلی و عمومی
- نیروی انسانی
- چه بهرهآوری در نظر گرفته شده است؟
- آیا در برآورد جزییات، مقدار نیروی انسانی به صورت هر ساعت به ازاء هر واحد کار منظور شده است؟
- برای کارایی نیروی انسانی چه نرخی مورد محاسبه بوده است؟
- وضعیت دسترسی به نیروی انسانی چگونه است؟
- وضعیت طراحی به چه صورت است؟
- آیا نیروی انسانی متخصص قابل تامین است؟
- هزینهآهای صاحب کار در حین اجرا
- مبانی برآورد چیست؟
- تعدیل
- نرخ متوسط تعدیل احتمالی برای افزایش برآورد چیست؟
حداکثر مخاطره احتمالی
بعد از ارزیابی میانگین هزینهآهای احتمالی هر مورد، انجام محاسبات بیشتر برای تعیین حداکثر هزینه بروز احتمالی مخاطره برای هر مورد و برای کل پروژه ضرورت دارد. موارد ناشناخته یا مسائل بالقوهآای که برای وقوع احتمال وجود دارد باید مورد بررسی قرار گیرد. مخاطرات خاصی که ممکن است در طول اجرای پروژه روی دهد و بر هزینهآها تاثیر بگذارد به قرار زیر هستند:
شرایط پیشآبینی نشده در ساختگاه پروژه (زمین سنگی، وجود آب و رطوبت زیاد در لایهآهای زمین، وجود قنات و نظایر آن)
کمبود نیروی کار عادی یا متخصص
هزینه بالای تامین و نگهداری نیروی کار
هوای نامساعد (گرما وسرمای بیش از حد، بارندگی و رطوبت زیاد)
حوادث قوه قهریه
بهرهآوری پایین نیروی کار
سوانح زیانبار در حین اجرای کار
کمبود مواد و مصالح درمنطقه اجرای کار
تغییرات شدید قیمتآها
عملکرد ضعیف مهندسان، سازندگان و پیمانکاران
درخواستآهای کارفرما درباره سرعت در کار یا تحویل زودرس بخشی از کار
تعلیق یا توقف کار
تاخیر زیاد در پرداخت صورتحسابها یا صورت وضعیتآها
جرائم تاخیر
جرائم عملکردی تجهیزات یا سیستم
ضبط ضمانتنامهآها یا سپردهآها
ادعاهای سازندگان و یا پیمانکاران
حداکثر هزینه محتمل یک مخاطره با تعیین نوع و ارزیابی مخاطره ابتدا برای هر مورد بصورت جداگانه، سپس برای کل پروژه محاسبه میآشود. روش معمول آن است که موارد اصلی مخاطره تعیین و حداکثر تاثیر هزینه ناشی از مخاطره محاسبه میآشود. گام بعدی تلاش برای محاسبه احتمال وقوع مخاطره است.
هزینه خالص مخاطره از حاصلضرب حداکثر هزینه مخاطره و احتمال وقوع آن، بدست میآآید. جدول ذیل را میآتوان برای انجام محاسبات گفته شده بکار برد.
پذیرش و مدیریت مخاطره
بروز ناگهانی مخاطره و ایجاد هزینه سنگین در بسیاری موارد موجب سقوط مدیران شده است به همین لحاظ مساله کاهش آثار مخاطره برای همه موسسات و افراد سهیم در اجرای پروژه، اهمیت دارد. در حال حاضر و در دنیای تجارت، تمهیدات قراردادی و مالی و ضوابط کلی خاصی در نظر گرفته و بصورت مقررات درآمده تا اثرات و عواقب ناشی از بروز مخاطره را به حداقل کاهش دهند. روش تغییر جهت آثار مخاطره در بازار سرمایه و انتقال عواقب آن به سایر طرفها، تعیین اختیارات و تعهدات متفاوت در قراردادها و سفارشات کالا، استفاده از بیمهآهای گوناگون و بیمهآهای اتکایی از شیوهآهای جبرانآ خسارت مخاطره است. بهرحال مخاطرات پروژه را نمیآتوان بصورت کامل حذف کرد. بلکه سعی میآشود امکاناتی فراهم شود که احتمال وقوع مخاطره را به صفر نزدیک کرد.
مدیران پروژه باید به نقش موثر خود واقف باشند و دریابند که در محیط رقابتآآمیز و پرتلاتم ارزش واقعی خدمات و تصمیمات آنها تا چه حد و اندازهآای است. تقریباٌ همه مدیران پروژهآها به این نکته که پذیرش حدی از مخاطره اجباری است گاهی دارند. اما این مخاطرات را میآتوان هدایت کرد و بخش عمدهآای از آن، قابل انتقال به دیگر طرفهاست.
سطح قابل قبول ازمخاطره، حدی از مخاطره است که بدون به خطر افتادن حیات سازمان یا پروژه خسارات و صدمات مالی آن قابل جبران باشد. ولی از طرف دیگر باید توجه داشت که هر میزان از مخاطره، احتمال دارد حیات سازمان یا پروژه را دچار خطر سازد. زیرا جبران خسارات مخاطراتی که باعث توقف پروژهآای از یک سازمان شود بسختی امکانآپذیر است. لازم به ذکر است که تخمین و گمانآزنی در مورد میزان مخاطره تهدیدآکننده حیات سازمان و یا پروژه بصورت قطع و یقین غیرممکن است و همیشه آنرا بصورت یک احتمال میآتوان حدس زد.
با اعمال همه سیاستآهای پیشگیرانه و دقتآهای لازم در تعهدات قراردادی، پذیرش سطحی از مخاطره در مدیریت یک پروژه لازم و اهمیت خاص خود را دارد. زیرا حتی اگر بخواهیم همه بار مخاطره به نحوی به دیگران انتقال دهیم باز هم همین موضوع انتقال مخاطره نیز هزینهآهایی دارد. بهرحال، هدایت سازمانها و پروژهآها به جایگاه مناسبی میان پذیرش و اجتناب از مخاطره اضافی، موجب و علت تفکیک سازمانهای موفق از سازمانها و پروژهآهای ناموفق خواهد بود.
دکتر حجتآا... مهریاری
اجرای هر کاری با بعضی مشکلات و مسائل و محدودیتآها مواجه است که ازابتدای امر و در زمان تهیه برنامه و تفکر اولیه در باره مراحل اجرا، قابل محاسبه و پیشآبینی نیست. اینگونه موارد و رویدادها را مخاطره (Risk) گویند. اجرای پروژهآها نیز با این قبیل وقایع احتمالی روبروست.
از دیدگاه مدیریت پروژه اینگونه رویدادها حتیآالامکان باید تحت کنترل درآید تا خسارات آن برای پروژه یا سازمان به حداقل برسد.
بطور کلی هر سازمان یا پروژه با سه نوع مخاطره، مخاطره سیاسی، مخاطره ناشی از وقوع قوای قهریه و مخاطرات قراردادی روبرو خواهد بود. مدیران و بخصوص مدیران پروژه برای کنترل مخاطرات سیاسی و ناشی از قوای قهریه ابزارهای کمی در اختیار دارند ولی در مورد مخاطرات نوع سوم باید کنترل کاملی را اعمال کرده تا زمان و هزینهآهای پروژه کاملاٌآتحت کنترل باشد.
برای آنکه مدیر پروژه بتواند آثار رویدادهای مخاطرهآآمیز را به حداقل برساند و انحراف پروژه از اهداف آنرا محدود کند باید آمادگی ذهنی و سازمانی لازم را ایجاد کند و از ابزارهای موثر استفاده کند. مدیر پروژه برای ایجاد آمادگی ذهنی در خود باید قبل از اجرای پروژه ودر حین اجرا فهرستی از رویدادهای محتمل راتهیه کند تا در صورت وقوع بتواند ابعاد آنرا ارزیابی کند.
یکی از راههای مقابله با مخاطرات، تجزیه تحلیل مخاطره است که برای تحقق این امر ابتدا باید اطلاعات و دادهآهای لازم درباره آن گردآوری شده سپس نسبت به علل وقوع و آثار و عواقب آن بررسی و شیوهآهای مقابله یا کاهش خسارات آن شناخته شود.
برای آنکه در زمان وقوع رویدادهای مخاطرهآآمیز، پروژه آسیب شدید نبیند و احتمالاٌ با رکود و توقف مواجه نشود، لازم است علاوه بر شناخت راههای توزیع یا انتقال آثار آن به سایر طرفهای درگیر در اجرای پروژه، منبع مالی لازم بعنوان ذخیره اقتضایی پروژه پیشآبینی شود. این ذخیره پس از وقوه مخاطره و برای جبران خسارات مالی آن مورد استفاده قرار میآگیرد.
در این مورد یک نکته قابل توجه وجود دارد و آن نکته این است که مدیر پروژه موظف است کلیه رویدادهای قابل پیشآبینی را در برنامهآهای خود منظور کند وهر اتفاق و یا رویدادی را بعنوان مخاطره در نظر نگیرد بخصوص در مورد تعهدات قراردادی طرفین، لازم است مدیر پروژه دقت و کنکاش کافی بعمل آورد تا هیچ موضوع قابل پیشآبینی از یاد نرفته باشد.
با وجود اتخاذ همه گونه مراقبتآهای واجب و پیشگیرانه و توجه به تعهدات قراردادی با کارفرما و پیمانکاران، پذیرش حدی از مخاطره باید مدنظر مدیران سازمانها قرار گیرد.
مدیریت و هدایت سازمانها و پروژهآها به جایگاه مناسبی میان پذیرش حد لازم از مخاطره و اجتناب از قبول مخاطره اضافی که موجب خسارت میآشود، یکی از شاخصآهای تفکیک سازمانها و پروژهآهای موفق و ناموفق است.
اجرای هر پروژه برای کلیه موسسات، سازمانها و افرادی که در اجرای آن به نحوی نقش دارند، مخاطراتی دارد. بطور کلی مدیران پروژه با مخاطرات بیشتری روبرو میآشوند و مخاطرات پروژه برای آنها ملموسآتر از دیگران است. مخاطراتی که مدیران پروژه با آن روبرو خواهند شد تا حد زیادی قابل پیشآبینی بوده و در زمان وقوع قابل کنترل و هدایت هستند. ایجاد آمادگی، پیشآبینی شرایط، و اداره رویداد مخاطرهآآمیز پروژه یکی از وظایف مدیر پروژه است. توانایی و درک درست سازمانها و افراد مشارکتآکننده در اجرای پروژه مانند صاحب کار، سرمایهآگذار یا تامین مخاطرات در اجرا پروژه، نکته اصلی در موفقیت و غلبه بر مشکلات ناشی از بروز مخاطره و اداره صحیح پروژه است.
بطور کلی مخاطرات پروژه را میآتوان به سه گروه عمده طبقهآبندی کرد، مخاطرات سیاسی یا مملکتی، مخاطرات غیرسیاسی یا ناشی از حوادث قوه قهریه و در نهایت مخاطرات قراردادی و اجرایی. مخاطرات سیاسی مخاطراتی هستندکه در حد بسیار کمی تحت کنترل مدیر پروژه خواهند بود و یا اصولاٌ مدیر پروژه نمیآتواند آنها را تحت کنترل خود درآورد. مخاطرات قوه قهریه نیز بسیار کم قابل پیشآبینی است و بسختی تحت کنترل در خواهند آمد. ولی مخاطرات نوع سوم یعنی مخاطرات قراردادی و اجرایی تا حد زیادی قابل پیشآبینی بوده و مدیر پروژه میآتواند در هنگام وقوع، آنرا هدایت و اداره کند به نحوی که پروژه خسارت کمتری متحمل شود.
سعی و تلاش برای کاهش مخاطرات سیاسی، قوه قهریه و قراردادی، در هزینهآها و تامین بودجه اجرای پروژه نقش مهمی دارد. برای حداقل کردن مخاطرات، تدوین و تنظیم موافقتنامهآها، قراردادها و اندازهآگیریهای در حین اجرا و کنترلآهای لازم در مراحل کار و در نهایت تنظیم جدول مخاطرات و تجزیه و تحلیل آن، ابزارهای کاهش و محدود کردن زیان مخاطرات است.
مخاطرات سیاسی
مشکلات و مخاطرات سیاسی در هر جامعه و کشوری وجود دارد و اینگونه مسائل بر اجرا و پیشرفت پروژهآها اثر مستقیم یا غیرمستقیم دارند. پیشآنیاز اغلب پروژهآهای موفق، حمایت و تشویق دولت از بخش خصوصی برای سرمایهآگذاری در پروژه است. یکی از مخاطرات سیاسی برای پروژه، عدم دسترسی یا تامین به موقع ارز موردنیاز پروژه برای تهیه و تدارک مواد، تجهیزات و ماشینآآلات است. همچنین بروز تنشآهای سیاسی بین دولتآها، سیاستآهاآی مالی انقباضی یا انبساطی دولت، تدوین مقررات برای محدودیت واردات و صادرات، افزایش ناگهانی قیمت بعضی مواد و مصالح پر مصرف، میآتواند مانع پیشرفت یا بطور کلی توقف یک پروژه شود.دولتآها می توانند با دوراندیشی مناسب، در نظر گرفتن مصالح کشور و کلان نگری لازم و با تصویب قوانین و مقررات این نوع مخاطره را محدود کنند. مدیران پروژه نیز باید در همه حال آمادگی لازم برای ایجاد تغییرات مناسب را داشته باشند.
مخاطرات غیرسیاسی یا ناشی از قوای قهریه
مخاطرات ناشی از وقایع طبیعی یا حوادث و رویدادهایی مانند سیل، زمینآلرزه، طوفان، آتشآسوزیهاآی دامنهآدار، جنگ، بلوا و آشوب و نظایر آن اطلاق میآشود که مسبب آن عوامل اجرایی و مدیریتی پروژه نیستند و اغلب در هنگام وقوع، مدیر پروژه و عوامل اجرایی پروژه، نمیآتوانند بر آن کنترل مستقیم اعمال کنند. بر اثر وقوع چنین رویدادهایی نه تنها زیان مالی بوجود خواهد آمد بلکه این وقایع اثر زمانی نیز دارند و به عبارت دیگر مدت پروژه طولانی خواهد شد. اثرات مالی رویدادهای قوای قهریه را میآتوان با اخذ بیمهآهای لازم کاهش داد. مدیر پروژه باید مراقب باشد که بیمه نامه به نحوی تنظیم شود که پس از وقوع رویداد، بیمه نامه پوشش لازم برای جبران کلیه زیانآهای وارده را داشته باشد.
همچنین قرارداد مربوطه باید به نحوی تنظیم شود که در صورت توقف یا خاتمه کار، هزینهآهای انجام شده جبران شود.
مخاطرات قراردادی و اجرایی
اغلب مخاطرات قراردادی و اجرایی که پروژهآها با آنها روبرو خواهند شد میآتواند تحت کنترل مدیر پروژه باشد. برای مثال، عدم تحقق تعهدات قراردادی، مهندسان طراح و مشاور، تدارک کنندگان مواد و کالا، سازندگان، پیمانکاران و سایر عوامل، مخاطرهآای است که دلیل اولیه آن، عملکرد نادرست، عدم کنترل و حساسیت مدیر پروژه و یا سایر پیمانکاران پروژه است. بعضی ازمخاطراتی که صاحب کار یا کارفرما با آن روبرو میآشوند را میآتوان در متن قرارداد و مسائل اجرایی پروژه چستجو کرد.
مصادیق عدم تعهدات قراردادی تاخیر در اتمام کار یا افزایش هزینه و بودجه اجرای کار است. همچنین مسائل مربوط به دیدگاه نادرست مدیریتی و بودجهآبندی و برآورد اشتباه و تحمیل هزینهآهای اضافی در حین اجرای پروژه، میآتواند هزینهآهای تبعی یا مستقیم پروژه را نیز افزایش دهد. موضوع مهم در روند اجرای پروژه و تامین مالی آن، اداره اوضاع و شرایط زمان وقوع رویداد و عواقب بعد از آن و یا در حقیقت مدیریت مخاطره است. مخاطرات قراردادی پروژه باید به نحوی به سایر طرفهای مشارکتآکننده در اجرای پروژه، انتقال یابد و سهم پروژه کاهش یابد. مخاطره باید بصورت صحیح و از طریق عقد قراردادها، تهیه بیمه نامهآهای مختلف، اخذ تضمینآها متفاوت، گشایش اعتبارات اسنادی و سایر اسناد و مدارک، بین همه طرفها تقسیم شود.
نوع دیگری از مخاطرات برای پروژه آماده نبودن جبههآهای کار، متناسب با تجهیز کارگاه یا در حالتی دیگر تعلیق کار توسط کارفرما یا صاحب کار است. بروز چنین حالتآهایی در نقدینگی پروژه اثر مستقیم میآگذارد و بر مدیر پروژه فشار مضاعف وارد میآشود، بخصوص هنگامی که بودجه پروژه از طریق موسسات اعتباری یا بانکها تامین شده باشد.
تعداد پیمانکاران وماشینآآلات اجرایی نیز در مواردی موجب معطلی و کندی کار خواهد شد، و پارهآای از هزینهآها مانند تعمیرات و نگهداری افزایش میآیابد. این نوع مخاطره را میآتوان با گزینش پیمانکاران با تجربه و ورزیده و انتخاب ماشینآآلات مناسب تا حد زیادی محدود کرد.
فرایند تجزیه و تحلیل مخاطره
تجزیه و تحلیل مخاطره، فرآیندی منظم و ابزاری است که برای تصمیمآگیری مناسب مدیر پروژه بکار میآرود تا مدیر بجای انجام اقدامات عکسآالعملی در مقابل رویدادها و حوادث احتمالی، از قبل برای مقابله مناسب با رویدادها آماده باشد. همچنین این فرآیند موجب میآشود که مدیر پروژه فرصتی برای پیشآبینی وقایع داشته باشد یا برای کاهش احتمال وقوع آنها اقدام کند و برنامهآهای اقدامات اقتضایی راکامل کند.
فرآیند تجزیه و تحلیل مخاطره شامل گردآوری اطلاعات مربوط به هزینهآهای پروژه و مسائل و مشکلات اجرای کار و زمانبندی است که پس از این مرحله تحلیلآکننده مخاطره یامدیر پروژه با سرپرستان اجرایی و کارکنان با سمتآهای کلیدی پروژه گفتگو کرده و اطلاعات بدست آمده از مدارک را تکمیل میآکند. این گفتگوها میآتواند درباره هزینهآها، رویدادهای مهم، زمانبندی اجرای کار و طبقهآبندی اطلاعات باشد.
فرآیند تجزیه تحلیل مخاطره نه تنها توجه به گذشته دارد بلکه با کاربرد این شیوه و با گردآوری اطلاعات و کاوش در باره شیوهآهای کلی واکنشآهای مناسب در مواقع مورد لزوم، میآتوان در کاهش اثرات مخاطره تلاش کرد.
این شیوهآهای کلی یا استراتژیهای، در مقابل توسعه تکنولوژیکی، برنامهآریزی، بررسیها و سازماندهی مجدد و وقوع تغییرات کاربرد داشته و توسط مدیر پروژه اتخاذ خواهد شد. یک نتیجه مهم تجزیه تحلیل مخاطره، تعیین مبنا یا معیار برای درنظر گرفتن ذخیره اقتضایی پروژه است.
منظور از ذخیره اقتضایی یک نوع ذخیره مالی برای پرداخت مخارج و جبران هزینه و پوشش وقایع احتمالی در پروژه است. مقدار و حجم این ذخیره مالی را نمیآتوان با دقت تعیین کرد زیرا احتمال وقوع رویدادهای آینده بصورت مطمئن غیرقابل پیشآبینی است.
برای تجزیه و تحلیل مخاطرات پروژه میآتوان از ماتریس زیر بهره برد و با تکمیل آن تجزیه و تحلیل را انجام داد.
مدیر پروژه باید توجه داشته باشد که ذخیره اقتضایی پروژه فقط برای موارد احتمالی خاص و رویداهای غیرقابل پیشآبینی و بغرنج است. بنابراین هزینه هرگونه رویداد قابل پیشآبینی باید با برآورد جزییات (تا حد امکان)، در بودجه و تخصیص اعتبار ملحوظ شود. بهرحال اگر رویدادی احتمال وقوع قابل ملاحظهآای دارد، باید در برآورد هزینهآها منظور شود.
برای محاسبه و تامین ذخیره فوقآالعاده یا اقتضایی، نوعاً موارد زیر مورد بررسی قرار میآگیرد:
- محدوده کار و شرح فعالیتآها
- نحوه قیمتآگذاری تجهیزات و امکان تغییر آن
- مبنای تهیه فهرست موارد کلی و عمومی
- نیروی انسانی
- چه بهرهآوری در نظر گرفته شده است؟
- آیا در برآورد جزییات، مقدار نیروی انسانی به صورت هر ساعت به ازاء هر واحد کار منظور شده است؟
- برای کارایی نیروی انسانی چه نرخی مورد محاسبه بوده است؟
- وضعیت دسترسی به نیروی انسانی چگونه است؟
- وضعیت طراحی به چه صورت است؟
- آیا نیروی انسانی متخصص قابل تامین است؟
- هزینهآهای صاحب کار در حین اجرا
- مبانی برآورد چیست؟
- تعدیل
- نرخ متوسط تعدیل احتمالی برای افزایش برآورد چیست؟
حداکثر مخاطره احتمالی
بعد از ارزیابی میانگین هزینهآهای احتمالی هر مورد، انجام محاسبات بیشتر برای تعیین حداکثر هزینه بروز احتمالی مخاطره برای هر مورد و برای کل پروژه ضرورت دارد. موارد ناشناخته یا مسائل بالقوهآای که برای وقوع احتمال وجود دارد باید مورد بررسی قرار گیرد. مخاطرات خاصی که ممکن است در طول اجرای پروژه روی دهد و بر هزینهآها تاثیر بگذارد به قرار زیر هستند:
شرایط پیشآبینی نشده در ساختگاه پروژه (زمین سنگی، وجود آب و رطوبت زیاد در لایهآهای زمین، وجود قنات و نظایر آن)
کمبود نیروی کار عادی یا متخصص
هزینه بالای تامین و نگهداری نیروی کار
هوای نامساعد (گرما وسرمای بیش از حد، بارندگی و رطوبت زیاد)
حوادث قوه قهریه
بهرهآوری پایین نیروی کار
سوانح زیانبار در حین اجرای کار
کمبود مواد و مصالح درمنطقه اجرای کار
تغییرات شدید قیمتآها
عملکرد ضعیف مهندسان، سازندگان و پیمانکاران
درخواستآهای کارفرما درباره سرعت در کار یا تحویل زودرس بخشی از کار
تعلیق یا توقف کار
تاخیر زیاد در پرداخت صورتحسابها یا صورت وضعیتآها
جرائم تاخیر
جرائم عملکردی تجهیزات یا سیستم
ضبط ضمانتنامهآها یا سپردهآها
ادعاهای سازندگان و یا پیمانکاران
حداکثر هزینه محتمل یک مخاطره با تعیین نوع و ارزیابی مخاطره ابتدا برای هر مورد بصورت جداگانه، سپس برای کل پروژه محاسبه میآشود. روش معمول آن است که موارد اصلی مخاطره تعیین و حداکثر تاثیر هزینه ناشی از مخاطره محاسبه میآشود. گام بعدی تلاش برای محاسبه احتمال وقوع مخاطره است.
هزینه خالص مخاطره از حاصلضرب حداکثر هزینه مخاطره و احتمال وقوع آن، بدست میآآید. جدول ذیل را میآتوان برای انجام محاسبات گفته شده بکار برد.
پذیرش و مدیریت مخاطره
بروز ناگهانی مخاطره و ایجاد هزینه سنگین در بسیاری موارد موجب سقوط مدیران شده است به همین لحاظ مساله کاهش آثار مخاطره برای همه موسسات و افراد سهیم در اجرای پروژه، اهمیت دارد. در حال حاضر و در دنیای تجارت، تمهیدات قراردادی و مالی و ضوابط کلی خاصی در نظر گرفته و بصورت مقررات درآمده تا اثرات و عواقب ناشی از بروز مخاطره را به حداقل کاهش دهند. روش تغییر جهت آثار مخاطره در بازار سرمایه و انتقال عواقب آن به سایر طرفها، تعیین اختیارات و تعهدات متفاوت در قراردادها و سفارشات کالا، استفاده از بیمهآهای گوناگون و بیمهآهای اتکایی از شیوهآهای جبرانآ خسارت مخاطره است. بهرحال مخاطرات پروژه را نمیآتوان بصورت کامل حذف کرد. بلکه سعی میآشود امکاناتی فراهم شود که احتمال وقوع مخاطره را به صفر نزدیک کرد.
مدیران پروژه باید به نقش موثر خود واقف باشند و دریابند که در محیط رقابتآآمیز و پرتلاتم ارزش واقعی خدمات و تصمیمات آنها تا چه حد و اندازهآای است. تقریباٌ همه مدیران پروژهآها به این نکته که پذیرش حدی از مخاطره اجباری است گاهی دارند. اما این مخاطرات را میآتوان هدایت کرد و بخش عمدهآای از آن، قابل انتقال به دیگر طرفهاست.
سطح قابل قبول ازمخاطره، حدی از مخاطره است که بدون به خطر افتادن حیات سازمان یا پروژه خسارات و صدمات مالی آن قابل جبران باشد. ولی از طرف دیگر باید توجه داشت که هر میزان از مخاطره، احتمال دارد حیات سازمان یا پروژه را دچار خطر سازد. زیرا جبران خسارات مخاطراتی که باعث توقف پروژهآای از یک سازمان شود بسختی امکانآپذیر است. لازم به ذکر است که تخمین و گمانآزنی در مورد میزان مخاطره تهدیدآکننده حیات سازمان و یا پروژه بصورت قطع و یقین غیرممکن است و همیشه آنرا بصورت یک احتمال میآتوان حدس زد.
با اعمال همه سیاستآهای پیشگیرانه و دقتآهای لازم در تعهدات قراردادی، پذیرش سطحی از مخاطره در مدیریت یک پروژه لازم و اهمیت خاص خود را دارد. زیرا حتی اگر بخواهیم همه بار مخاطره به نحوی به دیگران انتقال دهیم باز هم همین موضوع انتقال مخاطره نیز هزینهآهایی دارد. بهرحال، هدایت سازمانها و پروژهآها به جایگاه مناسبی میان پذیرش و اجتناب از مخاطره اضافی، موجب و علت تفکیک سازمانهای موفق از سازمانها و پروژهآهای ناموفق خواهد بود.
